Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO
über die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten
Herzlich Willkommen beim Hotel Holländer Hof GmbH & Co. KG! Wir freuen uns, Sie bei uns begrüßen zu dürfen.
Nachdem wir für die Einstellung sowie während und nach Ihrer Anstellung personenbezogene Daten von Ihnen benötigen und nutzen (= verarbeiten), möchten wir Sie darüber informieren, wieso und zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir diese bei der Verarbeitung schützen und wie lange wir sie speichern.
Zu Ihren persönlichen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Personalnummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.
Kurzfassung:
- Wir verarbeiten Ihre Daten, um das Beschäftigungsverhältnis durchführen zu können, für interne organisatorische Zwecke und aufgrund von rechtlichen Vorgaben.
- Wir halten uns an die Datenschutzvorschriften wie bspw. Zweckbindung, Transparenz und Minimalprinzip.
- Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald kein Zweck zur Verarbeitung mehr vorliegt.
- Bei Fragen, auch zu Ihren Rechten steht unser Datenschutzbeauftragter oder unsere Datenschutzkoordinatorin zur Verfügung.
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten
Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die Hotel Holländer Hof GmbH & Co. KG.
Die Personaldaten werden in Personaldatenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet. Die technische Installation ist so gestaltet, dass nur ein eng gefasster Kreis von besonders befugten Personen zugriffsberechtigt ist und jeder sonstige Zugriff oder sonstige Kenntnisnahme der Daten nach dem Stand der Technik ausgeschlossen ist.
Persönliche Informationen und personenbezogene Daten
Während Ihres Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir Informationen in Papierformat als auch in digitaler Form.
Zu diesen Daten können gehören:
- Vollständiger Name
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Geburtsort, nur wenn noch keine Sozialversicherungsnummer vorliegt.
- Daten, die Sie uns bei Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt haben.
- Versicherungsdaten
- Familienstand
- Informationen zu Kindern
- Religionszugehörigkeit
- Lohndaten
- Angaben zu Lohnpfändungen
- Bankverbindung
- Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation
- Personaleinsatzplanung
- Arbeitszeit, Urlaub, Fehlzeiten, Fehlzeitengründe
Ggf. können auch Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, zur Schwerbehinderteneigenschaft und sonstige Gesundheitsdaten dazugehören, soweit diese im Beschäftigungsverhältnis anfallen können.
Ferner werden Informationen über von Ihnen genutztes Firmeneigentum, Organisationsdaten und administrative Informationen zu Ihrer betrieblichen Stellung und zum Arbeitsplatz sowie Protokolldaten über den Betrieb und die Benutzung der Datenverarbeitungsanlagen und der Datenverarbeitungsverfahren erhoben und verarbeitet.
Zweck der Erhebung und Verarbeitung
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses und für Geschäftszwecke, die in Zusammenhang mit Ihrer Rolle und Funktion in unserem Unternehmen stehen.
Dazu gehören:
- Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, z. B. nach arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
- Sicherstellungen und Prüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften
- Zeiterfassung
- Systeme zu den Festlegungen von Zutritts- und Zugriffsberechtigungen (physisch wie digital)
- Schutz der Verarbeitungsverfahren und der Daten vor Verfälschung und unbefugter Nutzung
- Entgeltermittlung und Gehaltsabrechnung
- Personalverwaltung, -planung
- Planung und Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses vereinbar sind. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten hierüber informieren.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
- Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses). Besondere Kategorien von Daten werden darüber hinaus gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten) i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet.
Hierunter fallen bspw., je nach Stelle und Tätigkeitsbereich, Daten, die zur Durchführung folgender Tätigkeiten notwendig sind:
- Abrechnung und Bezahlung/Gehaltsabrechnung
- Personalaktenführung
- internes Mitarbeiter-Adressbuch (nur Telefonnummer)
- E-Mail-Kommunikation
- Verwaltung von Zutritts- und Zugriffsberechtigungen
- Verwaltung von Benutzer-Accounts in unseren IT-Systemen
- Übersichten und Planung zu intern vorgeschriebenen Schulungen und Unterweisungen
- Schichtplanungen
- Urlaubsplanungen
- Arbeitszeitenerfassung
- Planung, Durchführung und Nachhalten von Mitarbeitergesprächen
- Daneben kann die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben Dies kann unter anderem der Fall sein bei:
- Nachkommen von gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, Nachweisen oder sonstige gesetzlichen Vorgaben, denen das Unternehmen unterliegt
- Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge
- Ausübung und Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten
- Übersichten und Planung zu gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen und Unterweisungen
- Pflichtaustausch mit Finanzbehörden
- Pflichtaustausch mit Sozialversicherungsträgern
- Sofern Sie eine spezielle Funktion im Unternehmen einnehmen, wie etwa Ersthelfer, Brandschutzhelfer o. ä.: Aushang der Namen an zentralen Stellen wie etwa am schwarzen Brett sowie Veröffentlichung im Intranet
- Prüfung Arbeits- und/ oder Aufenthaltsgenehmigung
- Soweit eventuell weitere Daten nicht unmittelbar für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ein berechtigtes Interesse kann sich z. B. ergeben aus:
- internen Organisations- und Verwaltungszwecken
- zum Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte des Unternehmens sowie der Datenverarbeitungsanlagen und Daten
- Prüfung und Nachweis der Einhaltungen von verpflichtenden Vorgaben bspw. bei Audits und internen Begehungen
- Organisation von Firmenveranstaltungen und -feiern bspw. für die Stärkung des Firmenzusammenhaltes und Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Interesse oder Inanspruchnahme von Programmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
- Sofern Sie eine spezielle Funktion im Unternehmen einnehmen, wie etwa Ersthelfer, Brandschutzhelfer o. ä., werden wir zusätzlich zu den gesetzlich geforderten Angaben der Namen auch ihr Foto zum Zweck der schnellen Erkennung im Bedarfsfall intern im Aushang veröffentlichen.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegt.
- Im Einzelfall können wir auch Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden.
Diese holen wir für bestimmte Zwecke ggf. gesondert ein. Weiter Informationen entnehmen Sie dem entsprechenden Dokument
Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden an externe Stellen nur insoweit übermittelt oder offenbart, als dies durch eine Rechtsnorm vorgeschrieben oder zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Anstellungsvertrages erforderlich ist.
Das können sein:
- an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden
- Banken
- Wirtschaftsprüfer
- Anbieter externer Weiterbildungsmaßnahmen
- Anbieter für vorgeschriebene Gesundheitsprüfungen
oder von unserer Seite oder einer externen Stelle ein berechtigtes Interesse im o. g. Sinn besteht und die Übermittlung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zulässig ist.
Dabei werden ausschließlich die für die jeweilige Dienstleistung relevanten, d. h. zur Erfüllung des Zweckes notwendigen, Daten weitergegeben.
Ihre persönlichen Daten und Informationen können von uns auch Bevollmächtigten und Auftragnehmern, die für uns eine Dienstleistung erbringen, einschließlich Versicherern und Beratern, für berechtigte Zwecke offengelegt werden, soweit hierzu im Einzelfall nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften eine Erlaubnis besteht. Sollte dafür Ihre Einwilligung oder eine gesonderte Unterrichtung erforderlich sein, werden wir vorher Ihre Einwilligung einholen bzw. Sie rechtzeitig vorher darüber unterrichten.
Es findet kein Datentransfer in Drittländer statt.
Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.
Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und reichen für steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege bis zu zehn Jahren. Nach Ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen werden wir Ihre Personalakte noch über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren.
Ihre Datenschutzrechte - Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die von uns über Sie verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Zudem können Sie verlangen, dass wir unrichtige personenbezogene Daten über Sie berichtigen (Art. 16 DSGVO). Sofern einschlägig, können Sie verlangen, dass die über Sie verarbeitete personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO) bzw. dass die Verarbeitung eingeschränkt werden soll (Art. 18 DSGVO). Zudem haben Sie in bestimmten Fällen ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Auch können Sie unter bestimmten Umständen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte Ihre die Datenschutzkoordinatorin oder den Datenschutzbeauftragten.
Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.
Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an Ihre Personalabteilung wenden. Sie können sich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten oder an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden.
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00
E-Mail:
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Deutschland
Hausanschrift: Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Deutschland
Telefon +49 711 615541–0
Telefax: +49 711 615541–15
E-Mail:
Web: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Das Beschwerdeformular des können Sie über folgenden Link öffnen:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde